Документ «Заявка на затраты»

В заявке указывается аналитика: Организация, Сценарий, ЦФО, Статья оборотов и другие аналитики бюджетирования при необходимости. Указание контрагента и договора не является обязательным, но если они известны заранее, рекомендуется их указать. 

В поле «Физ. лицо (подотчет)» указывается сотрудник компании, который будет приобретать товары или услуги на средства, взятые в подотчет.

В документе указывается предполагаемая Дата расхода и дата, не позднее которой планируется осуществить расход.

В поле «Содержание затрат» указывается текстовое описание планируемых затрат, например, «Приобретение канцелярских товаров для бухгалтерии». Также указывается Валюта, Курс и Сумма расхода.

После того, как сотрудник заканчивает заполнение формы расходной заявки, он отправляет заявку на сверку с бюджетом. При проведении документа происходит контроль на соответствие Бюджету доходов и расходов по соответствующей статье оборотов, ЦФО и другим аналитикам, по которым установлен контроль по бюджету в документе «Установка контрольных значений» (раздел «Бюджетирование»).

Если заявленные в заявке расходы совпадают с ранее утвержденным бюджетом, то заявка может быть передана на согласование, и затем по ней можно будет осуществлять закупку или заказ услуг. Если нет, то, возможно, нужно скорректировать бюджетные данные либо провести заявку «сверх бюджета». Для корректировки бюджета предназначен документ «Корректировка бюджета». Для того, чтобы заявку можно было провести «сверх бюджета», необходимо в документе установить флаг «Сверх бюджета». Для осуществления затрат по «сверхбюджетной» заявке обычно требуется дополнительное согласование с руководством.

В Константах (БИТ) реализована дополнительная настройка контроля «Заявок на затраты» по бюджету - флаг «БДР планируется с НДС». Данный флаг определяет способ планирования БДР для целей контроля по бюджету – с НДС или без НДС. Если флаг установлен, то при проверке на соответствие бюджету «Заявок на затраты» система анализирует сумму с НДС. Если флаг не установлен – анализируется сумма без НДС.

Может возникнуть необходимость произвести расход по заявке на затраты за счет другой статьи оборотов, другого ЦФО или периода. Если сумма расхода по заявке превышает установленные лимиты, то в форме документа отображается кнопка «За счет». При нажатии на данную кнопку создается документ «Корректировка контрольных значений (БИТ)» для изменения лимитов по бюджетам.