Home / Казначейство / Оперативное планирование движения денежных средств / Документ «Заявка на расходование денежных средств»

Документ «Заявка на расходование денежных средств»

Для оперативного планирования списания наличных и безналичных денежных средств предназначен документ «Заявка на расходование денежных средств» (раздел «Казначейство» - «Заявка на расходование денежных средств»). 



Документы «Заявка на расходование денежных средств» могут автоматически создаваться из документа «Дополнительные условия по договору» на основании данных графика платежей. Также заявку на расходование денежных средств можно ввести на основании бухгалтерских документов:

  •  «Поступление (акты, накладные)»;
  •  «Поступление доп. расходов»;
  •  «Отчет комитенту»
  • и др.

Документ может вводиться на основании документа «Прогноз платежа». В этом случае в новом документе автоматически заполнятся все основные реквизиты из документа-основания. Состав реквизитов и форма документа зависят от выбранной операции (кнопка «Операция»). При выборе вида операции из группы «Безналичные» или «Наличные», автоматически заполняется соответствующим значением реквизит «Форма оплаты». В дальнейшем, в зависимости от значения этого реквизита, будут автоматически создаваться банковские или кассовые платежные документы.


На закладке «Заявка» заполняются следующие реквизиты:


  • Организация – организация, для которой создается заявка;

  • ЦФО – центр финансовой ответственности, значение реквизита выбирается из справочника «ЦФО»;

  • Сценарий – это средство для разделения нескольких вариантов финансовых планов в системе, значение реквизита выбирается из справочника «Сценарии бюджетирования»;

  • Статья оборотов – статья оборотов денежных средств, значение реквизита выбирается из справочника «Статьи оборотов»;

  • Вид платежа – указывается только для видов операции «Возврат кредита банку» и «Возврат займа контрагенту». В документе «Назначение соответствия аналитик» можно настроить соответствие статей оборотов и видов платежей для того, чтобы в Заявке на расходование ДС вид платежа заполнялся автоматически при выборе статьи оборотов;

  • Проект – значение реквизита выбирается из справочника «Проекты»;

  • Контрагент – поставщик, которому планируется перечислить денежные средства, значение реквизита выбирается из справочника «Контрагенты»;

  • Договор – договор поставщика, значение выбирается из справочника «Договоры контрагентов»;

  • Получатель – реквизит заполняется для вида операции «Выдача денежных средств подотчетнику» из групп «Безналичные» и «Наличные», значение реквизита выбирается из справочника «Физические лица»;

  • Дата расхода – планируемая дата расхода денежных средств. При создании Заявки вручную устанавливается равной текущей дате. При копировании документа дата расхода заполняется из копируемого документа. Если Заявка создается на основании документов "Поступление (акт, накладная)", "Поступление дополнительных расходов" или "Отчет комитенту", то дата расхода может быть рассчитана исходя из срока оплаты по договору, либо, если срок оплаты не указан в договоре, исходя из срока оплаты поставщикам, заданным в Параметрах учета (раздел "Администрирование"). Дата расхода в этом случае рассчитывается, как максимальная из дат: текущая дата или дата документа-основания + срок оплаты;

  • Не позднее - указывается дата, не позднее которой планируется произвести  расход денежных средств; 

  • Назначение платежа – текстовое поле для ввода назначения платежа. Может заполняться вручную или автоматически, подробнее в разделе "Назначение платежа в заявке и платежной позиции";

  • Валюта – валюта заявки;

  • Курс – курс валюты заявки;

  • Сумма – планируемая сумма расхода;

  • Ставка НДС – ставка НДС, указанная в счете поставщика;

  • НДС – сумма НДС;

  • Сумма без НДС – планируемая сумма расхода без НДС;

  • Исполнитель – исполнитель по заявке, инициатор;

  • Ответственный – ответственный по заявке.


При записи "Заявки на расходование ДС" на закладке "Платежные позиции" создается документ «Платежная позиция». При необходимости можно оплатить заявку частями (в разные дни или с разных расчетных счетов), то есть по одной заявке можно сделать несколько платежей. Таким образом, одна заявка может включать в себя несколько платежных позиций с разными датами оплаты и разными банковскими счетами организации. 

Сумма всех платежных позиций по одной заявке на расходование денежных средств не может превышать сумму расхода по заявке.

В «Заявке на расходование ДС» в списке платежных позиций реализована команда «Разбить платеж» (выбор команды при нажатии правой кнопкой мыши на выделенной позиции). 


При нажатии на команду откроется окно, в котором можно указать дату и сумму новой платежной позиции. Далее нужно нажать кнопку «Готово», при этом будет создана новая платежная позиция на указанную сумму и дату. Сумма разбиваемой платежной позиции будет уменьшена на сумму новой позиции.

 



Заполнение реквизитов заявки

Реквизиты заявки могут быть заполнены вручную. При выборе договора реквизиты заявки, такие как статья оборотов, ЦФО, проект, дополнительные аналитики, заполняются из договора, если они заполнены в "Дополнительных реквизитах договора (БИТ)". Соответственно при перевыборе договора реквизиты будут перезаполнены из нового договора. Ставка НДС заполняется изначально из статьи оборотов при выборе статьи, но при выборе договора перезаполняется из реквизита договора "Заполнение ставки НДС в документах".
Банковские счета организации - плательщика и контрагента - получателя платежа указываются в Заявке, но могут быть изменены в документе «Платежная позиция».
В поле «Тип платежа» можно установить соответствующий тип оплаты, например, аванс, погашение задолженности и т.п. На разные типы платежей можно настроить отдельные маршруты согласования заявок.

По кнопке «Список» в командной панели формы документа появляется табличная часть, в которой можно разбить сумму оплаты по заявке по разным договорам, статьям оборотов, проектам, ЦФО и др. аналитикам.

 

Примечание. В документе «Заявка на расходование ДС» при расчетах в валюте и условных единицах курс валюты берется из регистра «Курсы валют» на дату расхода, а не на дату документа. 


При выборе в Заявке договора в условных единицах появляется возможность указать условие по курсу: "ЦБ" (курс по данным регистра "Курсы валют" на дату расхода), "ЦБ на день оплаты+%" (курс по данным регистра "Курсы валют" на дату расхода + процент) или "Вводится оператором" (курс вводится в ручную и не актуализируется). Подробнее про актуализацию курса можно прочитать в статье: Актуализация курсов валют.


Начиная с версии 3.1.64 в документе «Заявка на расходование ДС» отображаются сведения о контрагенте, получаемые с помощью сервисов «1С:Контрагент» и «1СПАРК Риски». Данные сервисы помогут оценить благонадежность контрагента уже на этапе планирования платежа. 


Контроль заявки по бюджету


Заявка на расходование ДС может проходить контроль по бюджету. Флаг «Сверх бюджета» устанавливается в том случае, если установлен контроль заявки по бюджету (в форме Настройки программы (БИТ)), сумма расхода по заявке превышает планируемый расход по бюджету, но заявка все равно должна быть проведена и оплачена. Такие заявки должны проходить дополнительное согласование. 


Примечание. Не контролируются по бюджету следующие виды операций: Перевод на другой счет организации, Снятие наличных, Взнос наличными в банк, Инкассация денежных средств.


Может возникнуть необходимость оплатить заявку на расходование денежных средств за счет другой статьи оборотов, другого ЦФО или периода. Если сумма расхода по заявке превышает установленные лимиты, то в форме документа отображается кнопка «За счет». При нажатии на данную кнопку создается документ «Корректировка контрольных значений (БИТ)» для изменения лимитов по бюджетам.

17


В заявке реализована панель с информацией по контролю лимитов и взаиморасчетам.

16


В панели представлена сумма бюджета (лимитов), доступный остаток лимитов (поле "Доступно"), сумма заявки и предполагаемый остаток с учетом суммы заявки (поле "Остаток"), а также сумма уже списанных ранее лимитов по указанным в заявке разрезам контроля (поле "Исполнено").

Для заявок списком панель показывает данные отдельно для каждой выделенной строки.

14

Если лимиты уже исчерпаны, то сумма сверх лимита будет показаны красным цветом на диаграмме.

15

По гиперссылкам с суммами остатка и расходования лимитов можно перейти в отчет «Контрольные значения бюджетов».

По гиперссылкам с суммами аванса и задолженности можно перейти в отчеты по задолженности поставщикам или задолженности покупателей.

 

Флаг «Казначейская заявка» на закладке "Дополнительно" устанавливается для того, чтобы отделить заявки казначея (например, перемещение средств между банковскими счетами) от остальных заявок. С помощью установки фильтра по казначейским заявкам можно получать данные в отчетах по ним обособленно.

Флаг «Не включать в платежный календарь» на закладке "Дополнительно" устанавливается для того, чтобы можно было исключить эту заявку из планируемого расхода денежных средств в отчете «Платежный календарь» или обработке «Рабочее место казначея» с помощью установки фильтра по таким заявкам.


На основании созданных Заявок на расходование денежных средств может быть заполнен Бюджет движения денежных средств в части планируемых платежей. Для этого необходимо воспользоваться обработкой «Получение данных бюджета» в документах «Форма ввода бюджета» или «Бюджетная операция». В поставку включен предопределенный источник данных «Планируемый расход денежных средств (обороты)» (раздел «Получение данных» - справочник «Источники данных» - папка «Получение планируемых платежей и поступлений»), который следует выбрать в форме обработки для заполнения плановых данных по платежам.

На основании утвержденной Заявки можно сформировать платежные документы: Платежное поручение, Списание с расчетного счета, Выдача наличных. Также для целей создания платежных документов можно использовать Реестр платежей, обработки "Формирование платежных документов" и "Рабочее место казначея".

По команде «Присоединенные файлы» 1 происходит переход в форму, в которой можно приложить к заявке файлы произвольного формата, например, счет на оплату в отсканированном виде.

В системе реализована настройка Контроль вложений в разделе "Настройки (БИТ)"- "Настройки объектов системы" - "Настройки объектов визирования". Для документа можно установить режим контроля вложений Контролировать, Не контролировать, Предупреждать. При установке режима Контролировать документ нельзя будет провести без хотя бы одного вложенного файла. Также в справочнике "Статусы объектов" можно для определенного статуса установить флаг "Запрет изменения вложений", тогда в документах с таким статусом нельзя будет отредактировать или удалить файлы вложений.


Примечание. В системе «БИТ.ФИНАНС» реализована возможность хранения файлов на внешних источниках. Общие для системы параметры работы с файлами устанавливаются в разделе «Администрирование - «Настройки работы с файлами». Индивидуальные настройки для текущего пользователя устанавливаются в разделе «Настройки (БИТ)», команда панели Сервис - «Настройки работы с файлами».




    		 RSS of this page

    4567  https://www.bitfinance.ru/ , kazna@1cbit.ru