Документ «Актуализация бюджета»

После получения фактических данных, например за 1 квартал текущего года, может возникнуть необходимость актуализировать годовой финансовый план.

Для актуализации утвержденных бюджетов компании после получения фактических данных, предназначен документ «Актуализация бюджета» (раздел «Бюджетирование»).

Примечание. Начиная с релиза 3.1.66 (для ERP и КА с релиза 3.2.46) в документе реализована актуализация в разрезе управленческих аналитик. Сопоставление факта и плана теперь происходит по аналитикам, указанным в качестве разрезов актуализации. Ранее актуализация выполнялась только по аналитике, по которой выполнен разворот в макете документа, а также учитывались настроенные отборы в поле «Отбор данных». Остальные аналитики не учитывались при расчете и распределении отклонений.

Значения аналитик, для которых в «Настройке форм ввода бюджета» указан способ заполнения «По умолчанию без возможности редактирования», теперь учитываются в качестве отбора для плановых и фактических данных документа.

В поле «Период с...по...» необходимо указать период, за который будут анализироваться плановые и фактические данные.

На закладке «Основные» необходимо указать Настройку формы, выбрав ее из справочника «Настройки форм ввода бюджета» (возможен выбор только динамической настройки, выбор настройки с фиксированным макетом недоступен. Также нельзя использовать настройки с несколькими разворачиваемыми измерениями). Выбранная настройка определит структуру актуализируемого бюджета.

Сценарий (план) - это сценарий, по которому сформирован финансовый план, подлежащий актуализации. 

Сценарий (факт) - это сценарий, по которому отражены фактические данные, на основании которых будет актуализирован бюджет.

Сценарий (актуализация) – это сценарий, по которому будут зафиксированы актуализированные данные по бюджету. Это может быть как новый сценарий, как и тот же, по которому отражены плановые данные. Если сценарий (план) = сценарий (актуализация), то при проведении документа плановые данные будут сторнированы и заменены новыми актуализированными данными.

Способ актуализации - способ распределения сумм превышения фактических данных над плановыми (или плановых данных над фактическими) по периодам внутри периода планирования (например, по месяцам внутри текущего года) в разрезе статей оборотов и других аналитик бюджетирования. Распределение сумм может быть:

• равномерным - сумма распределяется равномерно по всем периодам внутри периода планирования;

• пропорциональным - сумма распределяется пропорционально суммам оборотов за каждый период внутри периода планирования;

• ручным - сумма распределяется вручную, также могут быть вручную сделаны любые другие корректировки плановых сумм; 

• по профилю - сумма распределяется в соответствии с профилем распределения, выбранном в документе на закладке «Основные». Профиль распределения по периодам задается в одноименном справочнике. В табличной части элемента справочника указывается номер периода, на который нужно распределить сумму и соответствующий процент. Номер периода «1» соответствует первому периоду, «2» - второму периоду и т.д. Например, если необходимо распределить сумму отклонений плана от факта на плановые данные второго полугодия и при этом используется сценарий с периодичностью «Месяц», то периоду «1» в профиле будет соответствовать июль, периоду «2» - август и т.д.

Дата актуализации – дата, начиная с которой будет проведена актуализация бюджета. Например, если составлен бюджет движения денежных средств (БДДС) на текущий год и имеем фактические данные за первый квартал, то актуализацию целесообразно провести с 1 апреля текущего года. 

На закладке «Отборы» в поле «Отбор структуры» отражаются отборы, установленные в выбранной Настройке формы ввода бюджета. При необходимости они могут быть изменены непосредственно в форме документа. В поле «Отбор данных» можно задать произвольные условия отбора данных. Например, можно актуализировать бюджет по определенной статье оборотов или по определенному ЦФО.

На закладке «Данные бюджета» при нажатии на кнопку «Обновить» в табличной части будет отображена структура бюджета в соответствии с выбранной Настройкой формы ввода бюджета (по вертикали) и Сценарием бюджетирования (по горизонтали), а также с учетом установленных отборов. Автоматически будут заполнены текущие данные по выбранному Сценарию (план) – суммы оборотов в разрезе статей и других аналитик бюджетирования. Также будут заполнены имеющиеся в системе фактические данные по выбранному сценарию.